ビジネスで上手に問題対処する5つのコツ

ストレスの多い社会で冷静さを保つことは容易ではありませんが、ビジネスで問題対処をするときに重要なのは、プロフェッショナルとして言葉遣いを維持しながら、注意深く相手の要求を聴くことです。

困難な状況に対処するときの5つのコツを読んで、ビジネスでもひるまない、かっこいいビジネスパーソンを目指しましょう。

1. 取引先に対して

取引先応対では、常にどうすれば手助けができるかを考えてください。

まずは何に問題があるかどうかを質問しましょう。積極的に聞きこみをし、取引先が何を求めているかを理解していることを感じ取るのは大切です。

プロジェクトや情報提供の依頼には、いつ準備できるかという期日を伝えて素早く反応するようにしましょう。さらに好印象を与えたければ、役立つ情報を提供して、取引先のことを考えていると明らかにしましょう。

2. 不満のある取引先への対処

クレーム応対は、精神的に疲れるものですが、まずはご迷惑をおかけして申し訳ない、と伝えることから始めて、抱えている問題を説明してもらうようにしましょう。顧客にとっては、注意深く聞いてもらっていることが大切なので、問題すべてに確実に対処するために、ノートを取ることを忘れないでください。

取引先の抱える問題を明確に理解したり、上司にその問題についての注意喚起をしたりと、取引先の取引に修正や変更を行うといった、早急に取るべき行動をリストアップしましょう。

問題をすぐ対処できないときには、別の会議の予定を決めたり、必要な情報を送ったりと、次の段階を説明できるように配慮してください。
クレームに対するフォローアップができるのはいつなのかも伝えましょう。問題が解決されたら、必ず取引先に連絡をして、結果に満足かどうかを聞きましょう。

3. 職場での問題を取り上げる

会社は様々な人間が集まる場所です。職場で何か問題が起こって、自分の感情を表に出すのはくじけそうなことがありますよね。

そんなときには、まず個人的に上司に問題をもちかけてみましょう。

面談では、上司に特定の言動や状況が問題を起こしていることを説明して、できるだけ関係している他の人について否定的になりすぎないように伝える様努力しましょう。上司の提案に自分の取るべき行動が関わっている際には、事後報告を忘れないでください。上司自身が行動を起こすことを提案してくれたときには、いつごろ行動してもらえるのかを聞きましょう。

もし上司とトラブルになっているときは大変ですが、人事部と面談を設定して問題を提起する必要があるかもしれません。懸念事項をできるだけ簡潔に説明してください。

4. 問題の解決

職場の問題を解決するのは決して簡単なことではありませんが、やりがいがあることも多いです。問題に関わっている社員全員が意見を出すチャンスを与えられて、真剣に受け止めてもらっていると感じることが大切です。

何が問題なのかを話し合い、問題定義された時点で解決法について話し始めましょう。提案されたすべての解決策に、予測される障害を見極めましょう。解決策に賛成できない場合は、自分の懸念をあげる前に他の意見の長所を強調して、できるだけ礼儀正しく伝える努力をしてください。相手の解決策を全面的に却下するのではなく、より強化する方法が提案できればさらによいでしょう。

5. 自分に対しての不満があがったときは？

もし自分に対する不満が同僚や取引先からあがったら、冷静さを失わずに落ち着きを保つことが大切です。相手の懸念に耳を傾け、できるだけ前向きに解決する努力をし、必要があれば謝罪します。不的確なことをいわれたら、間違った印象を相手に与えてしまったことを謝罪してから、自分の観点から状況を説明してください。

相手が間違っていると直接伝えることは避けたいですが、相手の不満と見解は理解でき、状況の解決に努める意欲があることは明確にしましょう。

ストレスの多い状況に対処するのは、順調なときでも難しいものですが、落ち着いて礼儀正しさを失わないように努力することが大切です。ビジネス英語で交渉する際には上手くいくコツなので、ポイントを踏まえながら頑張ってくださいね。