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ビジネスレターは最初の印象が大切
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まず salutation (あいさつの言葉)がビジネスレターを書く上で重要なポイントとなります。相手の方の名前、題名が間違っていないか、例えば Dear Ms. Jones といった感じです。もし相手の方の名前を知らないという場合には Dear Sir or Madam このように書く方がよいでしょう。
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最初の段落には、まず目的を明確に
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例えば As per our phone conversation, I am writing to provide the information you requested. （お電話でお話しした通り、ご希望の情報をこちらに書かせて頂きます。）といった感じで、ビジネスレターの最初の段落では、目的をハッキリ書いた方がよいでしょう。
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様々な目的・理由に合わせたビジネスレター
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ビジネスレターを書くには様々な目的・理由があります。例えば、
request(要求)
apology(謝罪)
などです。またこれらを書くにあたりビジネスレターのスタイル、内容が左右されます。
■request(要求)
もし何かを要求するビジネスレターを書く場合、文の書き出しとして Could you possibly... または I would be grateful if you could... などから始まるのが好ましいでしょう。
■apology(謝罪)
もし謝罪を相手にする場合、丁寧で且つ機転の利いた書き方で問題を明確にするとが大切です。例えば Unfortunately we are not hiring any new staff at the moment. (誠に残念ではございますが現時点では新規雇用を行ってございません)もしくは I am afraid that we will be unable to meet your order on time due to problems with our supplier (誠に申し訳ございませんが、私どもの供給業者の問題からご要望の期限までにお応えすることが出来ないもようです。)
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Bottom line(正直なところ）
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これは文面的には、損益計算書や収益報告書の最下行を指し、損益や利益をあらわします。
また、同時に最終決定や最終結果という意味もあります。ビジネスでは、 bottom line とはたいていコストや利益などの意味となります。例えば The bottom line is that we need to raise prices. （要するに、価格をつりあげる必要がありますね）といった表現に使われます。
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ビジネスレターは「結びの言葉」が大切
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文章の最後には closing remarks (結びの言葉)を書くことをおすすめ致します。例えば、 Please contact us if you have any further questions (ご不明な点などございましたら、わたくしどもまでお気軽にお問い合わせください)またもし何か資料などを同封する場合には Please find enclosed... (同封した...をご参照ください)や I am enclosing... (...を同封させて頂きます)といった感じでビジネスレターを締め括るとよいでしょう。
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今後も連絡を取りたい際には
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今後も連絡を取り合いたい相手には I look forward to seeing you next Thursday. (来週木曜日にお目にかかれるのをお待ちしております)などの一文を加えるのも有効的です
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ビジネスレターの「締め」は場合によって使い分け
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ビジネスレターの close (締め)もしくは終わりの部分は、読む相手との関係によって異なってきます。 Yours faithfully (敬具)は yours sincerely (日本語ではこちらも敬具)よりもかしこまった形で、 best regards (かしこ)などは書く相手が親しい間柄の人や友人などに対して使われます。
また最後にはあなたの signature (直筆の署名)を締めの言葉の後に加えます、そして活字で名前、所属部署を下に書きます。
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スペリングチェックは確実に
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ビジネスレターを実際に送る前に必ずスペリングチェックを、文法的に間違いがないか proofread (校正)を行うことを忘れずに。そして一番最後のチェックポイントとして、ビジネスレターの内容が明確であるか、簡潔か、正しいか、丁寧か、説得力があるか、また完全であるかを自分自身が受け取る側となって読んでみるとよいでしょう。
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